OPTIMIZAMOS TU NEGOCIO, AUTOMATIZAMOS TU FUTURO.
Liberamos tu tiempo y simplificamos tus procesos para que puedas enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
A través de inteligencia artificial, automatizaciones inteligentes y un análisis exhaustivo de cada proceso, te ayudamos a ahorrar tiempo y eliminar tareas repetitivas sin comprometer la eficiencia.
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IMPULSA TU PYME Y DEJA DE ENVIDIAR A LAS GRANDES EMPRESAS.
La automatización es la clave para reducir costos, maximizar recursos y llevar tu pyme a nuevos niveles de competitividad.
La automatización de procesos con inteligencia artificial no solo optimiza tus tareas operativas, sino que transforma la eficiencia global de tu Pyme, permitiéndote competir con empresas más grandes al nivel de eficiencia y tecnología. Al implementar soluciones personalizadas, basadas en un análisis profundo de cada uno de tus procesos, nos aseguramos de que tu Pyme funcione de manera más inteligente, reduciendo costos, reduciendo tu tiempo de dedicación a las tareas operativas y mejorando la rentabilidad.
Como expertos en inteligencia artificial y en ingeniería industrial y de sistemas, te ofrecemos soluciones que no solo automatizan, sino que también analizan y mejoran la eficiencia de cada proceso clave en tu Pyme.
LA AUTOMATIZACIÓN EN TU PYME TRAE CONSIGO…
CÓMO VAMOS A IMPLEMENTAR LA AUTOMATIZACIÓN EN TU PYME.
Fase 1
EVALUACIÓN DE NECESIDADES
El primer paso consiste en realizar un análisis exhaustivo de las necesidades y áreas donde la automatización puede tener más impacto. Este proceso incluye identificar tareas repetitivas que consumen tiempo valioso.
Se debe considerar:
- Análisis de procesos actuales: Examinar cómo se llevan a cabo las operaciones diarias y cuáles son los más susceptibles a optimización.
- Identificación de áreas problemáticas: Localizar las fuentes de ineficiencia, errores o retrasos en los procesos existentes.
- Evaluación del retorno sobre la inversión: Estimar los beneficios potenciales frente a los costos de implementación de soluciones automatizadas.
Fase 2
SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS ADECUADAS
Una vez que se ha realizado la evaluación, el siguiente paso es seleccionar las herramientas de automatización que mejor se adapten a las necesidades detectadas. Es importante considerar:
- Características de las herramientas: Asegurarse de que las funcionalidades ofrecidas se alineen con las necesidades específicas de la empresa.
- Compatibilidad: Las herramientas deben ser compatibles con el software ya en uso dentro de la PYME, para evitar problemas de integración.
- Evaluación de costos: Comparar precios y analizar el costo total de propiedad, que incluye no solo la adquisición, sino también el mantenimiento y el soporte.
Análisis de procesos actuales: Examinar cómo se llevan a cabo las operaciones diarias y cuáles son los más susceptibles a optimización.
Identificación de áreas problemáticas: Localizar las fuentes de ineficiencia, errores o retrasos en los procesos existentes.
Evaluación del retorno sobre la inversión: Estimar los beneficios potenciales frente a los costos de implementación de soluciones automatizadas.
Fase 3
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
La formación del personal es clave para el éxito de la automatización, y se divide en:
Formación contínua.
Es vital implementar un programa de formación continua que familiarice a los empleados con nuevas herramientas. Esto incluye:
- Formación inicial sobre el uso básico de las herramientas.
- Talleres prácticos para un aprendizaje directo.
- Acceso a recursos de autoaprendizaje como manuales y tutoriales.
Integración en las actividades diarias.
Es esencial integrar las herramientas en las tareas cotidianas mediante:
- Protocolos claros de uso.
- Fomento de la colaboración entre equipos.
- Recogida de feedback para hacer ajustes necesarios.
Fase 4
IMPLEMENTACIÓN GRADUAL Y MONITOREO
La automatización debe implementarse de manera gradual. Comenzar con algunas áreas específicas permite evaluar su eficacia antes de un despliegue más amplio. Este paso incluye:
- Proyectos piloto: Seleccionar un proyecto o área para realizar pruebas de la automatización antes de implementarla en toda la organización.
- Monitoreo continuo: Establecer métricas para evaluar el rendimiento de las herramientas automatizadas y su impacto en la productividad.
- Ajustes basados en resultados: Utilizar los datos recopilados para ajustar los procesos y herramientas según sea necesario, asegurando así una mejora continua.
ALGUNAS DE LAS SOLUCIONES QUE HEMOS DESARROLLADO PARA NUESTROS CLIENTES VAN DESDE…
FACTURAS AUTOMÁTICAS
Esta automatización permitió a varios de nuestros clientes generar facturas de manera automática a partir de una base de datos en Google Sheets, exportarlas a una plantilla de Google Docs, convertirlas en PDF y enviarlas tanto al cliente como al equipo de contabilidad. Además, se contempla la opción de almacenar las facturas en Dropbox.
Leer el caso completo.
Objetivo de la Automatización
El objetivo es generar facturas de manera automática a partir de una base de datos en Google Sheets, exportarlas a una plantilla de Google Docs, convertirlas en PDF y enviarlas tanto al cliente como al equipo de contabilidad. Además, se contempla la opción de almacenar las facturas en Dropbox y eliminar los documentos de Google Drive para mantener el espacio organizado.
Pasos de la Automatización
- Preparación de la Plantilla de Factura
- Se utiliza una plantilla en Google Docs con variables predefinidas entre doble llave (
{{variable}}), lo que permite que estas variables se llenen automáticamente con la información de la base de datos. - Ejemplo de variables:
{{número_de_factura}},{{fecha_de_emisión}},{{nombre_del_cliente}}, etc.
- Se utiliza una plantilla en Google Docs con variables predefinidas entre doble llave (
- Base de Datos en Google Sheets
- La base de datos contiene toda la información relevante para la factura: número de factura, fecha, cliente, productos, precios, y más.
- Se configura un trigger en Google Sheets que detecta nuevas filas de datos y dispara la automatización.
- Creación del Documento
- Se utiliza un módulo de Google Docs para crear un nuevo documento a partir de la plantilla y rellenar las variables con los datos de la base de datos.
- El documento se guarda con un nombre específico, que incluye el nombre del cliente y el número de factura.
- Conversión a PDF
- El documento generado se convierte en un archivo PDF, que es el formato preferido para enviar facturas.
- Envío de la Factura por Correo Electrónico
- Se configura un módulo de correo electrónico para enviar la factura en formato PDF al cliente. El correo incluye un asunto personalizado y un cuerpo de mensaje estándar con detalles de la factura.
- Notificación al Equipo de Contabilidad
- Se envía una notificación automática al equipo de contabilidad a través de Discord (o cualquier otra plataforma de comunicación interna) con los detalles de la factura generada.
- Almacenamiento en Dropbox y Eliminación de Documento
- Las facturas en PDF se almacenan automáticamente en una carpeta específica de Dropbox.
- El documento original en Google Drive se elimina para evitar la acumulación de archivos innecesarios.
Herramientas y Módulos Utilizados
- Google Sheets: Para la base de datos de facturas. (También podemos utilizar Airtable)
- Google Docs: Para crear y gestionar plantillas de facturas.
- Google Drive: Almacenamiento temporal de documentos.
- Dropbox: Almacenamiento final de las facturas en PDF.
- Discord: Notificación al equipo de contabilidad.
Para cualquier duda adicional, se recomienda repasar la clase completa o consultar la próxima clase para más ejemplos y conceptos avanzados en automatización. ¡Feliz automatización!
ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN
Automatizamos el proceso de envío y registro de encuestas de satisfacción a clientes, logrando reducir 10 horas mensuales de trabajo manual, mejorar la eficiencia del equipo y facilitar su uso mediante la automatización de tareas repetitivas. Utilizamos herramientas simples como Google Sheets, JotForm y Gmail para lograr estos resultados.
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Objetivo: Optimizar el tiempo y reducir el desgaste del equipo automatizando el proceso de envío y registro de encuestas de satisfacción a los clientes.
Contexto: La empresa necesitaba enviar encuestas mensualmente a 20-30 clientes, realizando este proceso de forma manual. Esto demandaba alrededor de 10 horas de trabajo al mes, con un alto riesgo de errores humanos y agotamiento del equipo.
Solución Propuesta: Se automatizaron tres etapas clave del proceso:
- Registro y Envío de Encuestas: Se diseñó una base de datos en Google Sheets para registrar los clientes y, mediante una automatización, se enviaban correos electrónicos con la encuesta en cuanto se ingresaban nuevos datos.
- Recepción y Registro de Respuestas: Se utilizó JotForm para crear las encuestas, y las respuestas se registraban automáticamente en una hoja de cálculo vinculada.
- Seguimiento Automático: Si un cliente no respondía, el sistema enviaba recordatorios automáticamente, garantizando un seguimiento eficiente sin intervención manual.
Resultados:
- Ahorro de Tiempo: Reducción de 10 horas mensuales en tareas manuales.
- Mejora en la Eficiencia: El equipo pudo concentrarse en actividades de mayor valor para la empresa.
- Facilidad de Uso: Solo se requiere ingresar los datos de los clientes, y la automatización se encarga del resto.
Conclusión: Este caso demuestra que la automatización no siempre requiere complejidad; con una solución simple, se pueden lograr ahorros significativos y mejorar la eficiencia operativa.
Herramientas Utilizadas: Google Sheets, JotForm, Gmail.
¿Interesado en implementar algo similar? No dudes en contactarnos para más detalles o dejar tus preguntas. ¡Estamos aquí para ayudarte!
CONTESTADOR DE EMAILS AUTOMÁTICO
Un cliente necesitaba mejorar la eficiencia en la gestión de correos electrónicos recibidos diariamente. El objetivo era automatizar la generación de respuestas de manera efectiva, asegurando que cada correo se tratara de manera profesional y alineada con el estilo del cliente.
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Solución Propuesta:
- Conceptos Básicos de Automatización:
- Módulo de Emails: Se desarrolló un módulo que escanea todos los correos electrónicos recibidos sin aplicar filtros. La información se envía al modelo de OpenAI para que genere una respuesta adecuada.
- Roles en el Modelo de OpenAI:
- Rol del Sistema: Define el comportamiento general del asistente, por ejemplo: «Eres un asistente inteligente para contestar emails en formato HTML.»
- Rol del Usuario: Simula las instrucciones que un usuario daría al asistente, como las instrucciones para monitorear un buzón de correo y responder adecuadamente.
- Rol del Asistente: Representa la respuesta generada por el asistente con base en las instrucciones proporcionadas.
- Generación de Respuestas Personalizadas:
- Las respuestas automáticas se estructuraron utilizando HTML, para garantizar que cada correo se vea profesional y esté bien formateado.
- Optimización del Asunto del Correo:
- Se generaron asuntos de correos electrónicos personalizados utilizando GPT-3.5, adaptándolos al contexto de cada mensaje para aumentar la tasa de apertura de los correos por parte de los destinatarios.
- Mejoras en el Proceso:
- Creación de Borradores: En lugar de enviar automáticamente el correo electrónico, se decidió crear un borrador que puede ser revisado manualmente antes de ser enviado. Esto asegura que la respuesta sea precisa y esté alineada con el estilo de comunicación del cliente antes de dejarlo totalmente en automático.
Herramientas Utilizadas:
- OpenAI GPT: Utilizado para generar respuestas automáticas a los correos electrónicos, ajustando el tono y el formato según las necesidades del cliente.
- Webhook: Recomendado para recibir y procesar correos electrónicos de manera más eficiente, conectando de manera fluida el módulo de emails con OpenAI.
- Editor HTML Online: Herramienta utilizada para convertir texto plano en HTML, mejorando la presentación y profesionalismo de los correos enviados.
Conclusión: La automatización de la respuesta de correos electrónicos permitió al cliente ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores en la comunicación. La creación de borradores automáticos y el uso de herramientas para mejorar el formato aseguraron un proceso eficiente y una presentación profesional en cada respuesta.
AUTOMATIZACIÓN DE CRM
En este caso se automatizó la transferencia de información de clientes recibida a través de un correo electrónico a un CRM. La automatización permitió reducir el tiempo manual necesario para registrar y organizar la información de los clientes en utilizando OpenAI y otras herramientas de automatización.
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Proceso General de Automatización
- Recepción del Correo: El proceso comienza cuando se recibe un correo de un cliente que solicita una cita o consulta.
- Iteración de Emails: Un iterador procesa cada correo recibido de forma individual.
- Análisis con GPT-4o Mini: Se utiliza un modelo de GPT-4o Mini para extraer información relevante del correo, como el servicio solicitado, presupuesto, y datos de contacto, todo en formato JSON. Este modelo es más avanzado y ofrece mayor precisión y eficiencia en la extracción y procesamiento de datos, siendo adecuado para manejar la complejidad de correos electrónicos con estructuras variables.
- Registro en CRM: La información extraída se registra automáticamente en el CRM (ClickUp), creando tanto el proyecto como el cliente correspondiente.
Detalles Técnicos
- Configuración del Email: Se filtra por correos no leídos provenientes de una dirección específica con un asunto específico (por ejemplo, «New booking»).
- Iterador: Permite procesar múltiples correos de manera individual, asegurando que cada uno sea tratado de manera específica.
- Modelo GPT-4o Mini: Actúa como un parser de texto que extrae y organiza la información en un formato JSON, mejorando la precisión en comparación con versiones anteriores como GPT-3.5.
- JSON Parsing: La respuesta del modelo se procesa para separar cada variable (servicio solicitado, presupuesto, etc.) y mapearla en el CRM.
- Creación de Títulos: Se genera un título descriptivo para cada proyecto creado en el CRM, mejorando la organización y búsqueda de información.
- Integración con ClickUp: La automatización finaliza al crear un nuevo proyecto y un nuevo cliente en ClickUp con toda la información procesada.
Beneficios de la Automatización
- Ahorro de Tiempo: El proceso automatizado reduce significativamente el tiempo necesario para registrar la información manualmente.
- Precisión: Garantiza que toda la información relevante se registre correctamente en el CRM, eliminando el riesgo de errores humanos.
- Escalabilidad: Permite manejar un mayor volumen de solicitudes sin aumentar la carga de trabajo, facilitando el crecimiento del negocio de manera eficiente.
HASTA UNA RECEPCIONISTA CREADA CON IA QUE AGENDA A TUS CLIENTES LOS 365 DÍAS DEL AÑO 24/7.
¿QUIÉN ESTÁ DETRÁS DE AUTOMATIZA PYME?
¡Hola!
SOY FERNANDA
TU ALIADA ESTRATÉGICA
Soy Ingeniera Industrial y de Sistemas con más de 7 años de experiencia en consultoría empresarial.
Mi misión principal es empoderar a empresas y organizaciones, desvelando las oportunidades que surgen al establecer una estructura de procesos clara y bien definida. Esto permite una comprensión profunda de la organización desde un enfoque sistémico, facilitando la implementación de operaciones basadas en procesos esbeltos, rentables y eficientes, optimizando al máximo los recursos disponibles. Mi enfoque estratégico proporciona a tu empresa una dirección clara, estableciendo objetivos medibles desde un visión integral abarcando las perspectivas de finanzas, clientes, procesos y crecimiento y aprendizaje para el desarrollo del equipo.
No solo es vital contar con una estructura y estrategia clara, por lo que te ayudaré a implementar los pilares indispensables que toda empresa debe tener para lograr un crecimiento escalable y sostenido en el tiempo. Estos pilares en los que seré tu aliada estratégica están relacionados con la gestión de calidad a través de la estructura y estandarización de procesos, la estrategia desde un enfoque global, mecanismos de control para para asegurar la calidad de tus productos o servicios, esquemas para elevar la productividad, el desarrollo y cultura organizacional, así como la mejora continua e innovación empresarial.
Mediante la identificación precisa de necesidades y desafíos, diseño soluciones personalizadas que se adaptan perfectamente al nivel de madurez de tu empresa, buscando convertirla en una organización inteligente que continuamente esté enfocada en generar valor al cliente y brindar una gestión empresarial de excelencia que permita guiar a tu negocio hacia un crecimiento sostenido y éxito duradero.
Y YO SOY MIGUEL
TU ALIADO EN IA Y AUTOMATIZACIÓN
Soy Licenciado en Comunicación Audiovisual con más de 7 años de experiencia en marketing online, posicionamiento web y embudos de venta.
En los últimos dos años, me he especializado en inteligencia artificial y automatizaciones para potenciar las estrategias digitales y para ayudar a las empresas a no desperdiciar tiempo en tareas operativas que pueden hacerse sin su implicación directa.
Mi misión es ayudar a empresas a maximizar su presencia online, optimizando procesos de marketing, automatizando tareas repetitivas y creando experiencias personalizadas que mejoren la relación con los clientes y la eficiencia operativa.
Acompaño a las empresas en el diseño y ejecución de estrategias de marketing digital basadas en una comprensión profunda del comportamiento del usuario, utilizando herramientas de automatización e inteligencia artificial para gestionar eficazmente el embudo de conversión.
Mi objetivo es implementar estrategias que incrementen la visibilidad y el alcance, y aportar soluciones que permitan a las empresas adaptarse al cambio, aprovechando las innovaciones tecnológicas para alcanzar un crecimiento sostenido.
Identifico las necesidades específicas de cada proyecto para diseñar soluciones innovadoras que promuevan el crecimiento, generen valor para el cliente y lleven a la empresa al éxito en un entorno competitivo.
